Druckbarer Lehrerkalender mit eingefügten Schülernamen

Schon ein wenig mitgenommen, nach einem Jahr

Sicher, vermutlich nutzt kaum einer von uns noch die kostenlosen roten Sparkassen-Lehrerkalender. Klar, die waren schön klein und handlich, haben beim Jackett in die Brust-Tasche gepasst und waren natürlich kostenlos.

Inzwischen gibt es zahlreiche Alternativen, die von DIN A 5 bis DIN A 4 reichen. Von Plastik-Einband über Karton. Welche Größe man bevorzugt, hat vermutlich mit dem Platz oder dem Schreibstil zu tun. Egal welche kaufbare Variante … alle haben gemeinsam, dass man die Namen der Schüler eintragen muss. Viele machen es von Hand, andere versuchen einen Ausdruck der Schülerliste so anzupassen, dass der Abstand der Liniengröße entspricht.

Schon seit einigen Jahren nutze ich trotz der digitalen Möglichkeiten einen selbst erstellten Lehrer-Kalender, den ich mir so ausdrucke, dass die Namen der Schüler schon drinstehen. Mit Plastik-Binderücken habe ich dann einen professionell aussehenden und nach meinen Bedürfnissen angepassten Lehrerkalender. Was der kann, möchte ich vorstellen, denn ich biete ihn kostenlos zur Nutzung an.

Natürlich gibt es noch die digitalen Lehrer-Kalender, bei denen man hofft, sich einige Arbeit ersparen können. Problem ist dabei natürlich, dass die meistens von der Schulleitung genehmigt werden müssen. Sicherer als ein Papier-Lehrer-Kalender sind die meisten aber alle Mal. Aber von der Einfachheit her, ist mein Papier-Lehrerkalender meiner Meinung nach nicht zu schlagen.

Wie alles anfing

Eigentlich habe ich mir schon immer selbsterstellten Listen für die Schule gemacht, aber so richtig zufrieden war ich nie. Meist habe ich Tabellen in Word/Writer erstellt, die Blätter ausgedruckt und in einem Ordner eingeheftet.

Irgendwann bin ich dann mal auf die Seite Melzkaffee gestoßen, wo der Kollege Melzer seinen in Excel erstellten Kalender anbot. Der sah und sieht wirklich professionell aus und ich beschäftigte mich damit. Die Idee an sich war nicht schlecht, aber er war noch so gedacht, dass man eben doch wieder von Hand alles einträgt oder eben hineinkopiert. Aber ich lernte dabei eine Idee kennen, die ich inzwischen sehr gerne in zahlreichen Calc-Dokumente mit Tabellen anwende.

Statt die Tabellenzellen individuell an den einzelnen Stellen in der Breite und in der Höhe anzupassen, wie man es gerade hier benötigt, wird die gesamte Tabelle so formatiert, dass die einzelnen Zellen (wirklich alle!) Rechtecke sind, die in etwa der Größe eines Buchstabens entsprechen. Also recht schmal und etwas höher als breit.

Mit dünnen grauen Linien sieht man die Zellen in der Tabelle des Dokumentes. Größere Zellen sind verbunden und mit Rahmen versehen, die man sieht.

Mit diesem Schema arbeitet man dann und wenn man eine größere Zelle benötigt, werden mehrere der kleinen Zellen zusammengefügt, also verbunden, zu einer größeren. Das hört sich zunächst umständlich an, aber es bietet die folgenden Vorteile:

  • Man kann erstellte Abschnitte an einige beliebige Stelle „verschieben“, also einfach ausschneiden und an neuer Stelle wieder einfügen. Das wäre problematisch, wenn die Zellen alle verschiedene Maße hätten und es würde dazu führen, dass sich das Aussehen womöglich verändert. Auch verbundene Zellen werden kopiert und bereitsverbundene Zellen können über kopiert werden. Da kommt es zu keinen Problemen.
  • Im Gegensatz zu Word/Writer, wo man am ehesten ganze Tabellen kopiert, kann ich in Excel/Calc beliebige Teile der Tabelle kopieren und auch größere Bereiche damit automatisch füllen. Wenn ich also etwa eine speziell angefertigte und angepasst Zeile habe, wo mehrere Zellen verbunden und schon formatiert worden sind, kann ich die Muster-Zeile markieren und kopieren, einen größeren Bereich markieren und den ganzen Bereich in einem Schritt mit identischen Zeilen füllen. Dabei wird auch die Formatierung des Randes übernommen. In Word ist das einfach nicht möglich. Vor allem wenn es um Spalten geht oder gar nur ein Abschnitt von ein paar Zellen innerhalb der Tabelle.
  • Für meine Basis-Zellen kann ich relativ einfach die Ränder dann so definieren, dass der Ausdruck immer passt und der gesamte Druckbereich genutzt wird. Egal an welcher Stelle ich etwas eingefügt habe.

Bitte bequem machen

Okay, nun habe ich also meine tolle Tabellen, aber die Schülernamen müsste ich immer noch von Hand einfügen, oder?

Hey, immerhin habe ich im Referendariat die Begriffe absolute und relative Adressierung in Tabellenkalkulationen kennengelernt und so fügte ich die Möglichkeit ein, dass man nur an einer Stelle den Namen der Schüler des Kurses einträgt und an allen Stellen, wo notwendig, werden diese Namen dann automatisch eingefügt.

Das hat zwar erst einmal eine gewisse Zeit gekostet bis es funktioniert hat, aber dank absoluter Adressierung kann man die Liste mit den Schülern dann auf verschiedenen Seiten verwenden, indem man einfach wieder den Tabellenbereich markiert und an eine andere Stelle kopiert.

Der nächste Schritt, um es bqeuemer zu machen, war die Erstellung eines Kursbuches, in dem automatisch die Tage und die Anzahl an Stunden eingetragen werden. Dazu muss wiederum an einer Stelle einiges festgelegt werden:

  • Wann ist der erste Montag des Schuljahres.
  • An welche Wochentagen habe ich wie viele Stunden.

Mit Hilfe von diesen Informationen berechne ich lange Listen an Tagen, an denen ich nacheinander Unterricht habe. Das war schon nicht so ganz einfach, zumal man unterscheiden muss, ob man an einem, zwei, drei oder vier Tagen Unterricht hat. Irgendwie habe ich das dann aber hinbekommen.

Das Eintragen der Tage in die Tabelle war dann noch eine andere Sache, denn aufgrund von verbundenen Zellen, sowie Anordnungen untereinander (im Kursbuch) oder nebeneinander (in der Anwesenheitsliste der Schüler) war keine relative Adressierung möglich, die sich automatisch anpasst. Hier war also Handarbeit gefragt und hat einige Zeit gekostet, bis endlich die Tage fehlerfrei übernommen worden. Da es nun aber funktioniert, ist es für mich eine extrem bequeme Sache! Die zeitliche Investition hat sich gelohnt.

Der bisher letzte Schritt zu Optimierung und Bequemlichkeit war das automatische Eintragen der Ferien und Feiertage, die vorher schon feststehen. Die Idee habe ich von unser Oberstufen-Koordinatorin übernommen, die den Kollegen ein digitales Kursbuch angeboten hat. Auch hier wird wieder an einer Stelle eintragen, wann Ferien sind und wann welche Feiertage sind. Im Kursbuch wird eingetragen, warum es ausfällt (Sommerferien, Herbstferien, Tag der deutsche EInheit usw.), in der Anwesenheitsliste der Schüler nutze ich ich bedingte Formatierung, um die Zellen mit einem Kreuzchen zu versehen.

Als kleinen Gimmick habe ich farbige Ränder an den Seiten vorgesehen, die ich mit Hilfe einer Formatierungsvorlage an einer Stelle festlege und so anhand der Farbe erkennen kann, bei welcher Klasse ich bin.

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Die Schülernamen. Entweder Vor- und Nachname getrennt oder in einem.
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Eintragen des Stundeplans und des ersten Schulmontags. Rot bedeutet "nicht editieren"
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Eintragen der Ferien und Wochentage.

Der fertige Lehrerkalender

Wie gehe ich vor?

Nun, so richtig lange im Vorraus mache ich es nie, denn ich warte auf die aktualisierten Schülerlisten und muss natürlich wissen, wann ich Unterricht habe. Früh bekannte Infos, wie den Namen des Kurses und die Ferien und Feiertage kann ich aber schon vorbereiten und der erste Montag im Schuljahr ist auch klar. So gehe ich also vor, wenn ich alles weiß:

  • Ich lade mir eine alte Datei, die alle Aktualisierungen enthält und trage den Namen der Klasse, ggf. Klassensaal, Klassenlehrer usw. ein.
  • Ich kopiere aus den offiziellen Schülerlisten die Namen der Schüler an die entsprechende Stelle. Wenn ich das Geschlecht eintrage, kriege ich auch gezählt, wieviele Jungs und Mädchen es sind.
  • Ich trage den Montag der ersten Schulwoche sowie für den Unterricht die Wochentage und Stunden an dem entsprechenden Tag ein.
  • Ich trage Ferien und Feiertage an.
  • Eventuell nutze ich die Möglichkeit mir zu notieren, ob die Computer-Räume während meines Unterrichts frei sind oder von wem sie standard-mäßig besetzt sind (Informatik -> keine Chance zu wechseln, anderer Fachunterricht -> Chance zu wechseln)
  • Für die alltäglichen Unterrichtnotizen habe ich spezielle Seiten vorbereitet. Sie sind wie die Anwesenheitsliste gestaltet und haben somit ein Anfangsdatum und auch Wochentage, die man eintragen muss. Dabei werden die Daten übernommen, die man auch für das Kursbuch einträgt. Meist erstelle ich eine Liste mit Wochentagen nur für das erste Thema. So habe ich auch selber im Blick, ob ich mir Notizen zu den Schülern gemacht habe oder nicht. Später lasse ich das Datum weg und schreibe von Hand hinein, wenn ich Notizen machen will (fehlende Hausaufgaben, Materialien, Störungen, gute/schlechte Beträge usw.

Bei den Ferien dauert es beim der ersten Mal im Schulajhr etwas länger, dann kann man ja kopieren oder gleich die Datei übernehmen. Ansonsten geht das ganze recht flott und nach 2-3 Minuten ist der Rest kopiert. Dann ist alles bereit zum Ausdrucken.

Wichtig ist mir dabei, das mein Drucker Duplex-fähig ist. Alles andere wäre mir zu umständlich!!!

Dann muss ich nur noch die Seiten auswählen, die ich ausdrucken möchte, denn ich habe inzwischen viele verschiedene Seiten-Varianten, für die Oberstufe und spezielle Fächer, so dass ich meist Abschnitt für Abschnitt drucke. Dazu gehören auch Füllseiten, die man für Notizen verwenden kann.

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Startseite je Kurs/Klasse mit Infos
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Notenliste 1. HJ, zweite Kursarbeit per Formatierung gestrichen
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ToDo-Liste mit Schülernamen (anonym) - immer zu gebrauchen.
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Kursbuch ohne festgelegte Termine
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Kursbuch mit automatisch eingetragenen Ferien
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Anwesenheitsliste mit Schülernamen (anonym)
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Notiz-Seite - kann man auch immer gebrauchen und dient zum Füllen von Leerseiten
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Pro Thema eine Übersichtsseite für mündl. Notizen
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Sammlung der mündlichen Beobachtungen zu den Schülern
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Unterrichtsnotizen pro Unterrichtstag. Ferientage markiert.
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Sitzplanvorlage für bliebige Räume
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Sitzplanvorlage für Fachräume schon vorbereitet.

Geräte und Binderücken warten auf den nächsten Einsatz!

Der Druck dauert wesentlich länger als die Auswahl und das Eintragen und so kann ich während die Zettel zum ersten Kurs gedruckt werden, schon die nächsten vorbereiten. Dann werden die Zettel für die Plastik-Rückenbindung gelocht und zusammengebunden. Am Anfang füge ich meist noch den Ausdruck meines Stundeplanes ein, damit ich ihn hinter der Deckfolie sofort sehen kann.

Ich habe mir schon seit einiger Zeit die entsprechenden Geräte gekauft und nutze sie nicht nur für den Lehrerkalender. Man kann sicher teurere Geräte kaufen, aber die einfachen machen es für den Anfang auch. Vielleicht kann man ja mit Kollege zusammenarbeiten.

Und du?

Gerne kannst du einfach meine Vorlage herunterladen und nutzen. Ich stelle sie erst einmal unter einer CC-BY-SA Lizenz. Wer sie aber verbessern will und dann zum Download anbieten will, darf es gerne machen. Eine Nachricht wäre nett, denn vielleicht kann ich die Verbesserung ja auch gebrauchen.

Ansonsten kann man gerade die Notenliste sicher noch besser an den eigenen Bedarf anpassen. Hier hat sich bewährt die Noten, Notenpunkte, Fehltage usw. so anzuordnen, wie sie später in die Notenliste eingetragen werden. Wie das geht habe ich mal in einem Video erklärt, wo es um die Nutzung und Anpassung des Lehrerkalender geht. Der Lehrerkalender ist da drin nicht der Neueste, die Prinzipien für die Anpassung bleiben die gleichen. In dem Video gehe ich auch sehr intensiv darauf ein, wie alls funktioniert. Daher dauert es auch eine halbe Stunde!!! Link Erklär-Video

Was geht noch?

Einige Kollegen haben gerne einen kompletten Kalender, bei dem sie für jeden Tag sich Notizen zum anstehenden Unterricht machen können. Für meine halbe Stelle hat sich das als nicht so sinnvoll erwiesen bzw. ich habe nur eine Seite, die ich digital auf meinem Note-Tablet verwende. Wer sich selber einen ausdrucken will, könnte den vom Kollegen Melzer auf Seite Melzkaffee verwenden.

Vor dem Ausdruck aber unbedingt gucken, welche Seiten man davon wirklich braucht, denn mein Lehrerkalender und der vom Kollegen Melzer überschneiden sich. Such dir einfach das aus, was du brauchst oder erstelle dir eigenen Seiten nach deinem Bedarf. Wenn Fragen sind, einfach als Kommentar einfügen.

 

Viel Spaß bei der Schuljahres-Vorbereitung!

 

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